Liebe Z-Freunde,
wir haben eure Anmerkungen und Anregungen zur Getränkeflat ernst genommen und sind noch einmal in den Dialog mit dem Roadstop gegangen. Leider konnten wir den Wegfall der Flat und das Umschwenken auf ein Abrechnungsmodell nach Verzehr wie an dem Freitag durch bringen.
Wir möchten kurz erklären wieso dies nicht ändern ist. In der Regel ist das Roadstop ein gut besuchtes Diner/Restaurant. Wenn Events stattfinden wird der reguläre Gastro Betrieb hierdurch natürlich stark beeinflusst. Insbesondere bei größeren Veranstaltungen wie unserer, müssen Kapazitäten geblockt und regulären Gästen abgesagt werden. Das Roadstop nimmt in der Regel eine höhere Anzahlung und einen Mindestumsatz pro Teilnehmer (bei uns läge diese Kosten im 5 stelligen Bereich) bei solchen Events. Dies wird vertraglich im Vorfeld der Anmeldung des Events fixiert. Für uns, als non Profit Orga-Team die wir eine private Haftung/Risiko für das Event eingehen, ein NoGo.
Daher haben wir in mehreren Terminen mit dem Roadstop eine andere Lösung ausgearbeitet. Das Ergebnis waren die entsprechenden Pakete.
Die Getränkeflat ist in einem gewissen Sinne eine Art Kompensation für das Roadstop. Es wird keinerlei Raummiete erforderlich, dafür gibt es diesen fix Betrag (eine Art gesicherter Mindestumsatz pro Teilnehmer, dennoch ist die Gesamthöhe auf Grund der nicht fixen Teilnehmeranzahl weiterhin ein Risiko für das Roadstop). Zum Vergleich: regulär werden die Tische am Abend 2-3 belegt, wir hingegen blockieren diese den gesamten Nachmittag und Abend.
Wir sind jedoch auch der Auffassung, dass sich für Teilnehmer die das Nachmittag/Abendprogramm wahrnehmen die Flat durchaus auszahlen/lohnen kann, auch ohne überdurchschnittliches/abnormes Trinkverhalten. Hätten wir stattdessen die Anmeldegebühr um 10/15€ erhöht als "Saalmiete" für das Roadstop (so sah sie Alternative aus), läge der erforderliche Getränkekonsum pro Teilnehmer bis zum Breakeven-Punkt zur Flat bei ca. 10 Euro.... das sind ca. 3-4 Getränke... in 7 Stunden...wir hoffen ihr könnt unsere Überlegung hierzu nachvollziehen, bei einem Getränk pro Stunde würde ein Teilnehmer schon deutlich mehr bezahlen.
Schlussendlich haben wir den Vertrag mit dem Roadstop geschlossen, das wir damit nicht allen gerecht werden können, haben wir uns schon damals gedacht, dennoch wollten wir noch einmal versuchen hier noch etwas zu optimieren.
Wir hoffen dennoch auch euer zahlreiches Erscheinen und freuen uns auf ein tolles Event mit euch!
Euer Orga Team