Betriebliche Urlaubsplanung - Wie und womit?

[CityCobra]

Servuzzz,

ich habe die ehrenvolle Aufgabe bekommen mich um unsere betriebliche Urlaubsplanung zu kümmern.
Genauer gesagt um einen Teil des Betriebs mit ca. 30 Mitarbeitern.

Da es für mich organisatorisches Neuland ist, bin ich gerade etwas überfordert wie und mit welchen Mitteln man sowas am einfachsten plant.

Berücksichtigt werden muss dabei das es zu keinen zeitlichen Überschneidungen von Mitarbeitern aus der gleichen Abteilung kommt, und wer vorrangig behandelt werden muss aus Gründen wie schulpflichtigen Kindern etc.
Auch wer zuerst Anspruch auf Urlaub hat, z.B. weil ein Kollege schon im laufenden Jahr mehrere Urlaube hatte, und andere nicht.

Gibt es für solche Urlaubsplanungen auch brauchbare und nützliche Apps mit einer Exportfunktion z.B. per Mail, diverse Formate, Fax etc. für das iPad/iPhone?

Mir liegt aktuell schon ein ganzer Stapel an Urlaubsanträgen vor, und einzelne Mitarbeiter treten mir schon auf die Füße wann und ob sie ihren Antrag genehmigt zurück erhalten.

Vielen Dank für Eure Hilfe!

 

[wolfman]

Erst einmal denjenigen fragen, der es
bislang organisiert hat. Welche Regeln
galten bisher, wer hatte letztes Jahr
aus welchem Grund einen Bonus,
welche Mindeststärken gelten in welcher OE, welche sozialen Aspekte
werden berücksichtigt ?
Mache das seit fast 30 Jahren ...

 

[Uli_ESA]

Hallo,
also soetwas geht mit relativ einfachen Programmen wie z.B. Excel.
Es gibt aber auch richtige Terminplanprogramme wie z.B.: MS Projekt.
Wir machen das alles über SAP.

 

[karatekid]

Berücksichtigt werden muss dabei das es zu keinen zeitlichen Überschneidungen von Mitarbeitern aus der gleichen Abteilung kommt, und wer vorrangig behandelt werden muss aus Gründen wie schulpflichtigen Kindern etc.

Die Beurteilung hinsichtlich des gleichen Teams/Abteilung sollte der machen, der das Team/die Abteilung führt. Dann kommen bei dir nur die Anträge an, die bereits durch den direkten Vorgesetzten abgesegnet sind. Falls ihr eine flache Hirachie habt und die Anträge direkt bei dir landen, kannst du dir mit Excel weiterhelfen. Alle Mitarbeiter mit den Basisdaten nach Teams sortiert erfassen und die Urlaubswünsche sowie die bereits genommenen Urlaube eintragen. Dann siehst du sehr schnell, wo sich etwas überschneidet.

 

[pixelrichter]

Excell muss mann dann selber aber können, wenn soviele Faktoren eine Rolle spielen. Und Excell kann nur eine bestimme Anzahlt Spalten verwalten, da ist dann schnell Ende, wenn man den Kalender für ca. 1 1/2 bis 2 Jahre verwalten will.
Da ist OpenOffice besser, zumal es die Formeln etc. von Excell mit importiert....
(ich hatte mal ein Urlaubsplanung, muss mal suchen ob ichs noch habe.... War für ca. 50 Mirarbeiter)

 

[CityCobra]

wenn man den Kalender für ca. 1 1/2 bis 2 Jahre verwalten will.
Da ist OpenOffice besser, zumal es die Formeln etc. von Excell mit importiert....
(ich hatte mal ein Urlaubsplanung, muss mal suchen ob ichs noch habe.... War für ca. 50 Mirarbeiter)

Open Office würde mir auch besser gefallen, läuft ja auf dem Mac.
Wegen einer App für sowas muss ich mal suchen, oder gibt es da nichts Brauchbares?

 

[karatekid]

Wegen einer App für sowas muss ich mal suchen, oder gibt es da nichts Brauchbares?

Eine fertige App für kleine Firmen ist mir nicht bekannt.

 

[Elias]

[...] Und Excell kann nur eine bestimme Anzahlt Spalten verwalten, da ist dann schnell Ende, wenn man den Kalender für ca. 1 1/2 bis 2 Jahre verwalten will. [...]

Excel kann seit der Version 2007 pro Blatt 16.384 Spalten umfassen. (Quelle)
Open Office V3.3 kann 1024 Spalten. (Quelle)
Ich habe gerade mit V4.2 ausprobiert: Maximalspalte heißt "AMJ". Also immer noch 1024.

Edit: Eigentlich wollte ich auch noch etwas zur Sache beitragen: Ich habe aufgrund der Anforderungen aus dem Eröffnungsbeitrag die Befürchtung, dass die Bevorzugung bestimmter Kollegen nicht nur soziale Abhängigkeiten hat (das wäre mit einer Tabellenkalkulation durchaus abbildbar), sondern auch noch zeitabhängig ist (Antrag für die Ferien oder außerhalb; schon einmal gewesen in diesem Jahr; schon mehr Tage Urlaub gehabt als der Urlaubskonkurrent etc.). Wenn man das sauber machen will, wird das sehr komplex. Vermutlich reicht es aber auch, wenn es nicht ganz sauber gemacht wird.

 

[Elias]

Noch was Grundsätzliches:
Ich kann mir nicht vorstellen, dass von 30 Leuten nur je einer gleichzeitig in Urlaub gehen kann. Das ist rein technisch unmöglich, weil das Jahr ja nur 52 Wochen hat.

Vermutlich gibt es Untergruppen, in denen Überlappungen nicht sein dürfen. Im einfachsten Fall darf nicht der Vertreter des Urlaubers gleichzeitig Urlaub haben. In diesem Fall braucht man nur 15 Tabellenblätter in Excel oder Calc anlegen und jeweils die beiden Vertreter aufführen sowie deren geplante bzw. genehmigte Zeiten. Am besten als bunten Balken formatieren. Damit wären dann im ungünstigsten Fall von 30 Leuten 15 in Urlaub, aber für jedes Thema einer der beiden sich vertretenden Leute anwesend.

 

[alFanta]

Ich mache sowas mit einem Urlaubsplaner aus Papier, hat 28 Spalten und gibts zB bei den Krankenkassen für jedes Jahr.

Die Mitarbeiter stehe vorne untereinander und das ganze Jahr ist auf einen Blick ersichtlich. Überschneidungen sind sofort zu sehen und der Kalender ist auch für jeden zugänglich. Besser kann das bis zu dieser Anzahl von Mitarbeitern kein Programm was erst geladen werden muss und auch das ganze Jahr auf einen Blick wird am Monitor schwer.

 

[fantomasio]

Ich mache sowas mit einem Urlaubsplaner aus Papier, hat 28 Spalten und gibts zB bei den Krankenkassen für jedes Jahr.

Die Mitarbeiter stehe vorne untereinander und das ganze Jahr ist auf einen Blick ersichtlich. Überschneidungen sind sofort zu sehen und der Kalender ist auch für jeden zugänglich. Besser kann das bis zu dieser Anzahl von Mitarbeitern kein Programm was erst geladen werden muss und auch das ganze Jahr auf einen Blick wird am Monitor schwer.

Klingt zwar für die "Technik-Freaks" mistig, aber die Mitarbeiter sehen schon gleich, wer ihnen in die Quere kommt und regeln bei Überscheidungen - aber in der Regel nur vielleicht - das vorab untereinander. Ich würde diese Form der Abstimmung auch favorisieren. Und ist gleichzeitig transparenter und somit eher tolerabel als technisch untransparenter Erfassungen

 

[Speedy Gonzales]

Ich mache sowas mit einem Urlaubsplaner aus Papier, hat 28 Spalten und gibts zB bei den Krankenkassen für jedes Jahr.

Die Mitarbeiter stehe vorne untereinander und das ganze Jahr ist auf einen Blick ersichtlich. Überschneidungen sind sofort zu sehen und der Kalender ist auch für jeden zugänglich. Besser kann das bis zu dieser Anzahl von Mitarbeitern kein Programm was erst geladen werden muss und auch das ganze Jahr auf einen Blick wird am Monitor schwer.

Klingt zwar für die "Technik-Freaks" mistig, aber die Mitarbeiter sehen schon gleich, wer ihnen in die Quere kommt und regeln bei Überscheidungen - aber in der Regel nur vielleicht - das vorab untereinander. Ich würde diese Form der Abstimmung auch favorisieren. Und ist gleichzeitig transparenter und somit eher tolerabel als technisch untransparenter Erfassungen

So habe ich das auch gehandhabt und wir hatten jedes Jahr eine perfekte Planung. Allerdings hatten ich auch mitdenkende Mitarbeiter, die sich schon im Vorfeld Gedanken gemacht haben und sich abgesprochen hatten. Ich musste eigentlich nur noch die Kreuzchen im Kalender machen
Es mussten natürlich gewisse Regeln eingehalten werden, aber die wurden jedes Jahr aufs Neue in Erinnerung gerufen und dann war das auch geklärt.
Also nicht alles unnötig komplizieren....

 

[CityCobra]

Ich stand heute direkt vor dem Problem das zwei Mitarbeiter sich mit ihren Urlaubsanträgen überschneiden.
Beides Mitarbeiter mit Kindern die in den Ferien ihren Urlaubsanspruch geltend machen möchten.
Mitarbeiter A sagt er hätte Vorrang weil er seinen Urlaubsantrag zuerst eingereicht hatte.
Mitarbeiter B macht mir Druck weil er nur bis Morgen eine Option auf eine Reise hat die er buchen möchte, und liegt beim Chef in der Gunst weiter vorne, und ist schon deutlich länger in der Firma in leitender Position.
Nun muss ich bis Morgen eine Lösung finden.
Das geht schon gut los...

 

[Karaca58]

Ich stand heute direkt vor dem Problem das zwei Mitarbeiter sich mit ihren Urlaubsanträgen überschneiden.
Beides Mitarbeiter mit Kindern die in den Ferien ihren Urlaubsanspruch geltend machen möchten.
Mitarbeiter A sagt er hätte Vorrang weil er seinen Urlaubsantrag zuerst eingereicht hatte.
Mitarbeiter B macht mir Druck weil er nur bis Morgen eine Option auf eine Reise hat die er buchen möchte, und liegt beim Chef in der Gunst weiter vorne, und ist schon deutlich länger in der Firma in leitender Position.
Nun muss ich bis Morgen eine Lösung finden.
Das geht schon gut los...

Gib weder dem einen noch dem anderen Urlaub, sondern trag dir selber welchen ein.

 

[Stutzeweck]

Mitarbeiter A Urlaub genehmigen. Wer zuerst kommt mahlt zuerst. Punkt aus.
Wenn Mitarbeiter B, so lange herumwurschelt, bis er meint, mit schulpflichtigen Kindern, seinen Urlaub auf den letzten Drücker buchen zu müssen, soll sich mal an den Kopf fühlen. Geht garnicht.

 

[H-P]

Gibt es für solche Urlaubsplanungen auch brauchbare und nützliche Apps mit einer Exportfunktion z.B. per Mail, diverse Formate, Fax etc. für das iPad/iPhone?

nur so eine Idee, wie wäre es, wenn du den Google Kalender dafür nutzt, Synchronisation automatisch mit Thunderbird und CalenGoo auf dem iPhone.
Du kannst im Google Haupt Calender beliebig viele Kalender, kwasi für jeden Mitarbeiter einen und farblich unterschiedlich, anlegen und kannst auch auswählen welche gleichzeitig angezeigt werden.

P.S. ich nutze den Kalender seit Jahren schon für meine Terminplanung.

 

[CityCobra]

wie wäre es, wenn du den Google Kalender dafür nutzt, Synchronisation automatisch mit Thunderbird und CalenGoo auf dem iPhone.
Du kannst im Google Haupt Calender beliebig viele Kalender, kwasi für jeden Mitarbeiter einen und farblich unterschiedlich, anlegen und kannst auch auswählen welche gleichzeitig angezeigt werden.

Müsste ich mal testen, vielen Dank für den Tipp!

 

[Speedy Gonzales]

Ich stand heute direkt vor dem Problem das zwei Mitarbeiter sich mit ihren Urlaubsanträgen überschneiden.
Beides Mitarbeiter mit Kindern die in den Ferien ihren Urlaubsanspruch geltend machen möchten.
Mitarbeiter A sagt er hätte Vorrang weil er seinen Urlaubsantrag zuerst eingereicht hatte.
Mitarbeiter B macht mir Druck weil er nur bis Morgen eine Option auf eine Reise hat die er buchen möchte, und liegt beim Chef in der Gunst weiter vorne, und ist schon deutlich länger in der Firma in leitender Position.
Nun muss ich bis Morgen eine Lösung finden.
Das geht schon gut los...

Sommerferien sind 6 Wochen, also kann jeder 3 Wochen nehmen. Ansonsten, sollte es sich um Herbst-, Winter-, Oster-, was auch immer Ferien handeln, galt bei mir auch das Prinzip " wer zuerst kommt....". Natürlich kann nicht ein Mitarbeiter sämtliche Ferientermine blocken, geht aber auch gar nicht.
Halt die Ohren steif und lass dir nicht auf der Nase rumtanzen. Als Chef muss man nicht immer populäre Meinungen treffen

 

[Wackel]

Kann mich da nur anschließen!

Wer zuerst den Urlaub beantragt, bekommt ihn im Falle einer Überschneidung auch genehmigt. Das handhabe ich seit Jahren ebenso. Wer dann meint, sich auf eine höhere Position im Unternehmen berufen zu müssen, bekommt gratis einen entsprechenden Einlauf dazu .

Ich möchte bei mir im Hause ein "Miteinander" haben und kein gegenseitiges Gekämpfe. Rücksichtsvolles Verhalten untereinander ist die Basis - und in meinen Augen auch die Voraussetzung dafür, dieses Verhalten auch vom Chef einfordern zu können .

 

[Jokin]

Ich würde das auch mit Papier und Bleistift machen - Urlaubsantrage dem Eingang nach sortieren, dann eintragen. Bei der ersten Überschneidung den Urlaubsantrag zurückweisen mit Hinweis auf bereits vorher eingegangenen Urlaubsantrag.

Falls auf die Zurückweisung die Frage kommt, wer's war: "Der und der war vorher da, klärt das untereinander" - eventuell finden die eine Lösung - ansonsten: Pech gehabt und nächstes Jahr früher kommen.

Sorry, aber so schwer kann das ja nun nicht sein und es braucht für 30 Mitarbeiter ganz sicher keine App oder sonstigen techn. Schnickschnack zur Planung - allein die Suche danach hier im Forum kostete genau die Zeit, die die Papierlösung schon gespart hätte.

Ohne es bös zu meinen, aber wenn Dich die Urlaubsplanung überfordert, wieso wurde DIr der Job übertragen? .... also stell Dich nicht so an, da glaubt jemand an Deine Fähigkeiten und "mach es" einfach - Fehler werden passieren ... na und?

 

[MSDetroit]

Papier ist nicht meins... daher...lieber ne App oder technischen Schnickschnack

http://www.aok-business.de/niedersachsen/tools-service/aok-urlaubsplaner/

ist allerdings auf 25 Mitarbeiter limitiert...

 

[wolfman]

Termin setzen, bis wann Anträge
vorliegen müssen, Überschneidungen
erst einmal selbst regeln lassen.

 

[Lippe]

Anhang anzeigen 151268

Termin setzen, bis wann Anträge
vorliegen müssen, Überschneidungen
erst einmal selbst regeln lassen.

so sieht der Plan hier auch aus .................der blaue Eintrag bis Ende April bist sicher du

 

[CityCobra]

Papier ist nicht meins... daher...lieber ne App oder technischen Schnickschnack

http://www.aok-business.de/niedersachsen/tools-service/aok-urlaubsplaner/

Vielen Dank dafür!
Ich habe das heute mal getestet, und diese Lösung ist ein Kompromiss zwischen einer Software-Lösung und der Papiermethode, da sich der Urlaubsplan auch ausdrucken lässt.
Zwar nicht in einem Mega-Format, aber als Aushang im Büro reicht es aus.
Auch erfordert dieser Urlaubsplaner so gut wie keine Einarbeitungszeit.

 

[wolfman]

....der blaue Eintrag bis Ende April bist sicher du

Zum Glück nicht , mir gehört die
Zeile darüber.